שכירים רבים חולמים על עסק עצמאי ועל חיים עם מידה רבה יותר של חופש. אחד המחסומים העיקריים בפני מימוש החלום הוא החשש מפני הצורך לנהל את החשבונות של העסק, כשאופציה אחת היא שכירת שירותיו של מנהל חשבונות או רואה חשבון, שכמובן יגבה סכום כסף חודשי משמעותי, ואופציה שנייה היא ניהול חשבונות בכוחות עצמכם, כשגם לאופציה זו עלות בלתי מבוטלת ובעיקר היא מחייבת השקעת זמן רב.
אבל יש גם אופציה שלישית, שכן המרחב הדיגיטלי מציע לנו פתרונות גם לבעיה הנ"ל ובפרט הנהלת חשבונות באינטרנט, וכדאי להכיר את האופציה הזו.
1. הפקת חשבוניות דיגיטליות
מרכיב אחד שהינו חובה בכל מערכת הנהלת חשבונות אינטרנטית הוא הנפקת חשבוניות דיגיטליות. בין אם מדובר בעצמאי שהינו עוסק פטור ועל כן נדרש להפיק חשבוניות עסקה וקבלות, ובין אם מדובר בעצמאי שהינו עוסק מורשה ועל כן מפיק חשבוניות מס, כשהנפקת החשבוניות, התיעוד שלהן וכל שאר הפעולות שיש לבצע איתן כולל שליחה ללקוחות מתבצעים דרך האינטרנט, הדבר חוסך ניירת מיותרת ופוטנציאל לכאבי ראש.
2. סליקה אונליין
כדי לא לפספס אף לקוח כדאי להשתמש במערכת הנהלת חשבונות באינטרנט שכוללת גם סליקה אונליין – הדרך הנוחה והבטוחה ביותר לגבות תשלומים מכל סוגי הלקוחות, הן אלה המזדמנים והן אלה הקבועים, הן אלה שמגיעים פיזית למקום העסק (או שאתם מגיעים אליהם) והן אלה שהעסקאות איתם מתבצעות במרחב הדיגיטלי.
3. הפקת דוחות מע"מ
עבור עצמאים המחויבים להגיש דוחות מע"מ, כלומר אלה שאינם עוסקים פטורים, האופציה של הפקת דוחות מע"מ ע"י המערכת חוסכת זמן יקר ומצמצמת את הסיכון לטעויות שעלולות לסבך אותם עם מס ערך מוסף.
4. תלושי שכר לעובדים
הנהלת חשבונות אינטרנטית כוללת גם הפקת תלושי שכר לעובדים, כולל כל המרכיבים הרלוונטיים, וחוסכת לכם את הצורך להתעסק עם המשימה המייגעת.
5. לא פחות חשוב: עיצוב
הנהלת חשבונות נתפשת כתחום אפרורי ומשמים, ואכן מדובר בעיקר בפעולות טכניות שאין ברירה אלא לבצע, אבל כמו בכל תחומי החיים, גם כאן לאסתטיקה יש תפקיד – הנהלת חשבונות דיגיטלית מאפשרת עיצוב של כל חשבונית ומסמך שהיא מפיקה, וכדאי לנצל את האופציה, ובפרט אם היא ידידותית למשתמש, כדי לעצב את המסמכים השונים.
6. בקשו חודש התנסות
מערכות הנהלת חשבונות אינטרנטיות רבות מציעות חודש התנסות ללא התחייבות וללא עלות, וגם אם הן לא מצהירות על כך תמיד אפשר לבקש – ובכל מקרה כדאי לנצל את האופציה, וכך גם להבין בצורה המשכנעת ביותר עד כמה כדאי להשתמש במערכת כזו וגם לראות אם נוח לכם לעבוד עם המערכת הספציפית.
7. ניהול גבייה יעיל
עצמאים רבים, ובמיוחד בראשית הדרך, מתקשים לעתים לגבות את סכומי הכסף המגיעים להם – מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט מסייעת גם בתחום זה ומבטיחה שאף תשלום לא יחמוק מתודעתכם גם מבלי שתצטרכו להקדיש לכך תשומת לב רבה.
8. חפשו מערכת שניתן להפעיל גם בסלולר
עצמאים ותיקים כבר יודעים עד כמה הסמארטפון הוא כלי עבודה שימושי שחוסך להם זמן רב ומאפשר להם לבצע פעולות שונות גם כשהם לא ליד המחשב – כדאי שגם הנהלת החשבונות הדיגיטלית תהיה זמינה לא רק במחשבים נייחים אלא גם במובייל, כך שהתועלת שלה תהיה מקסימלית.
9. ודאו שרמת אבטחת המידע גבוהה
גם אם אתם בעלי עסק קטן שאין לו אויבים, על אבטחת מידע אסור בשום מקרה להתפשר, גם כשמדובר בהנהלת חשבונות.
10. בדקו את רמת השירות שמאחורי המערכת
העברת כל מרכיבי הנהלת החשבונות לאינטרנט חוסכת לכם זמן יקר וכאבי ראש. כדי לוודא שכך יהיה בכל פעם שתרצו להשתמש במערכת, ודאו שאתם זכאים לתמיכה טכנית ותוכנית, ושלכל תקלה יסופק מענה אפקטיבי.